Wellicht vindt u dit voorbeeld niet erg relevant voor uw organisatie, omdat er in uw bedrijf strikte afspraken zijn gemaakt over wat wel en niet gedeclareerd mag worden. Maar als uw directeur tevens grootaandeelhouder is, kan het lastiger worden. Uit de praktijk blijken echter genoeg voorbeelden waarin de administrateur keuzes moest maken die alles te maken hadden met ethiek.

Zo was er een administrateur die bij een bedrijf werkte waar het al langere tijd slecht ging. De bank had al een paar keer aangegeven dat er snel maatregelen moesten worden genomen, omdat anders het krediet zou worden opgezegd. Gelukkig ging het na verloop van tijd beter en werd er een kleine winst geboekt. De administrateur wist echter dat er ten laste van die winst nog een afboeking van incourante voorraden moest worden gebracht. Maar daarmee verspeelde hij de winst en zou er zelfs weer verlies zijn gedraaid. In dat geval kon het de bank wel eens menens worden. Als die het krediet zou opzeggen, zouden twintig collega's wel eens zonder baan komen te zitten. De vraag is dan wat te doen. Wat zou ú doen?

Ook was er een situatie waarin een administrateur bij een due-diligence aan de koper meldde dat er al enkele jaren zwart loon werd uitbetaald. De reden van deze melding, had alles te maken met het feit dat na de verkoop voor hem geen plaats meer was. Wat vindt u, mocht deze administrateur zo handelen?
 
Financieel geweten
Uit deze voorbeelden zult u begrijpen dat u als administrateur soms in een lastige positie terecht kan komen. Vaak ook omdat u als ‘financieel geweten' van het bedrijf behoorlijk onder druk kan worden gezet door collega's uit andere disciplines. Hoe houdt u dan uw rug recht? U kunt natuurlijk vertrekken, maar u moet uw hypotheek wél blijven betalen. Bovendien lost uw vertrek niet zoveel op.

De vraag is natuurlijk hoe u wél dient te handelen. Voor een antwoord te geven is het belangrijk dat we eerst iets meer inzoomen op het onderwerp ethiek. Ethiek heeft namelijk alles te maken met morele waarden en normen; zaken die we als mens belangrijk vinden, zoals het nastreven van moed, waarheid, vriendelijkheid, matigheid, rechtvaardigheid en zelfstandigheid. Zaken die hiermee in het gedrang komen, noemen we al gauw onethisch. Toch gaat het bij ethiek om meer, want vaak spelen bij ethische vraagstukken allerlei andere belangen mee.

Goed en juist
Ethische besluiten zijn vaak niet simpel. Ethiek onderkent immers (1) dat alles wat goed is nog niet juist hoeft te zijn en (2) dat alles wat juist is nog niet goed hoeft te zijn. Denkt u bij het eerste bijvoorbeeld aan het geven van geld aan een zwerver. Het is wel goed dat u dat doet, maar het is niet juist om hem geld te geven, omdat hij daarmee waarschijnlijk drank koopt en waarmee hij zichzelf niet helpt. Denk bij het tweede aan bijvoorbeeld het geven van een bonus aan een verkoopmanager in een bedrijf dat net gered is van het faillissement. Het is wel juist op grond van de afspraken die zijn gemaakt, maar het is niet goed voor de moreel van het bedrijf, zeker niet als er ook nog eens ontslagen zijn gevallen.

Als u met een ethisch dilemma wordt geconfronteerd, kunt u grofweg drie basishoudingen aannemen:

1. U kunt defensief te handelen.
   U houdt in dat geval de verantwoordelijkheid af. U redeneert dan dat u niet de eigenaar van het bedrijf bent en dat u alleen maar hoeft te doen wat de ander u vraagt. U bent verantwoordelijk voor de verwerking van de cijfers; niet meer en niet minder. Dus als u gevraagd wordt om geen voorziening voor incourante voorraden te treffen in de jaarrekening, dan doet u dat ook niet. U volgt de orders van uw baas gewoon op. U gedraagt zich in ethische kwesties passief.
   
   
2. U kunt coöperatief handelen.
   Dat houdt in dat u bereid bent verantwoordelijkheid af te leggen. Als de eigenaar van het bedrijf u iets vraagt, kunt u door middel van een gesprek uw kijk op de zaak geven. Het besluit in ethische kwesties is dan een gezamenlijke activiteit. Als u dus gevraagd wordt om geen voorziening voor de incourante voorraden te treffen, wilt u eerst van uw baas weten waarom dat zo is. Vervolgens zult u er door middel van vragen achter willen komen of u wel of niet met dit verzoek kunt leven, waarbij u uiteindelijk van mening bent dat u niet alleen verantwoordelijk bent voor het resultaat. Uw baas is dat ook. U gedraagt zich in ethische kwesties.
   
   
3. U kunt anticiperend handelen.
   Dat houdt in dat u bereid bent verantwoordelijkheid te nemen en u neemt de voorziening incourante voorraden gewoon op in de jaarrekening. Als uw baas daar anders tegenaan kijkt, moet hij dat zelf weten, maar u laat niet met u sollen. Natuurlijk wilt u best de dialoog aangaan, maar daarin wijst u er vooral op dat het belang van betrouwbare cijfers voor iedereen die met het bedrijf zaken doet belangrijk is. Uw baas kan beter eerlijk uitleggen wat er aan de hand is in plaats van de zaken naar zijn hand te zetten. U gedraagt zich in ethische kwesties dan proactief.

Stappen
Om een ethisch dilemma op te kunnen lossen is het belangrijk dat u de volgende stappen doorloopt:

• Wat zijn de feiten?
  Dat is de eerste vraag die u zichzelf moet stellen. In deze fase probeert u vooral een compleet beeld te krijgen van de huidige situatie. Wie zijn de stakeholders? Waar gaat het nu precies om? Ofwel: welke waarden van stakeholders zijn nu in het geding? Bij het wel of niet opnemen van een voorziening van incourantheid, gaat het over de waarden van stakeholders als uw baas, uw collega's, de bank en de Belastingdienst.
  
  
• Wat zegt de ethiek over deze situatie?
  Daarbij gaat het om vragen wat juist is en wat goed. Welke deugden zijn in het geding en wat zijn de mogelijke gevolgen van een genomen besluit? Bij het wel of niet opnemen van een voorziening voor incourantheid gaat het bijvoorbeeld om de vraag of het opnemen van een voorziening een mogelijk faillissement rechtvaardigt of dat werkgelegenheid belangrijker is.
  
  
• Wat is uw eigen positie ten opzichte van de ethische vraag?
  Wat kunt u zelf nog verantwoorden versus wat vindt de organisatie dat zij kan verantwoorden? Uw persoonlijke opvattingen en die van de organisatie lopen vaak niet parallel. Voor de voorziening incourante voorraden kan gelden dat u persoonlijk vindt dat u altijd waarheidsgetrouw moet zijn. Voor de organisatie kan gelden dat zij waarheidsgetrouw zal opereren mits dit de continuïteit van de organisatie niet in gevaar brengt.

Op basis van deze analyse kunt u bepalen wat voor u het zwaarst weegt en kunt u overeenkomstig een besluit te nemen.
*
Auteur: Jan Wietsma AA
*
Dit artikel is afkomstig uit Tijdschrift Administratie
*
Breng ook uw stem uit in de peiling: Bedrijfsethiek: ver van uw bed of juist heel dichtbij?

terug signaleringarchief doorsturen printbare versie